在市场经济条件下，企业产品要想赢得竞争优势，抢占市场，就要努力实现企业成本最小化。如何适应当今时代特点，建立降低成本的新思路和新方法，对于有效地进行价格竞争，提高企业的竞争能力和经济效益都有着重大现实意义。一般企业抓成本管理主要指产成品管理，但对于印刷加工企业而言，因固定成本仅与产量保本量有关联，所以应重点加强变动成本中外购物资管理(即材料库存管理)，以达到降低产品成本，提高经济效益的目的。
任何企业的生产都离不开人、财、物，这里所说的物主要指材料存货，所谓存货是指企业在生产经营过程中为耗用或销售而储备的物资，是企业产品成本的主要组成部分，它在企业流动资产中所占的比重较大，一般要占产品成本的40％～60％。存货资产管理得好坏，对企业产品成本的升降，乃至对产品盈利和企业财务状况有很大的影响。通过分析印刷材料库存成本构成，运用函数方法合理确定库存数量，降低存货水平，增加收益，实现功能与成本的最佳组合，是印刷企业材料库存管理的基本目标。
印刷企业材料存货功能是指材料存货在企业生产经营过程中所具有的作用，主要表现在以下几个方面：第一，储备必要的原材料(如纸张、软片等)可以有效地防止停工待料事件的发生，维持生产的连续性；第二，储备必要的专用材料，有利于销售，增强企业适应市场变化的能力；第三，保持适量存货，可降低进货成本，便于组织均衡生产。
为充分发挥材料存货的固有功能，企业必须储备一定的存货(如纸张、印刷备件等)，但也会因此而发生各项费用支出，这就是材料存货成本。材料存货成本包括以下几项：
(1)采购成本。采购成本是由材料的买价和运杂费等构成的成本，即材料存货本身的价值，等于数量与单价的乘积。当一定时期进货总量既定的条件下，假设物价不变且无采购数量折扣，则无论企业采购次数如何变动，材料存货的采购成本是不变的，因而属于决策的无关成本。
(2)订货成本。订货成本是指企业为组织进货而开支的各种费用支出，如物资供应人员的办公费、差旅费、邮资、电话电报等支出。这些费用有一部分与订货次数无关，如常设采购机构的房租等基本开支，这类固定性进货费用属于决策的无关成本；另一部分与订货次数有关，如差旅、邮资、电话电报费等属于决策的相关成本，企业要降低订货成本，就需要减少订货次数，当一定时期进货总量既定的条件下，就意味着需增加存货每次的进货数量。
(3)储存成本。储存成本是指印刷企业为持有存货(如纸张)而发生的费用，主要包括：印刷材料占用资金所应计的利息、印刷材料保险费用、印刷用纸张等材料破损变质损失、仓储费用、仓库内部叉车搬运费、仓库保管人员费用等。储存成本也分为固定成本和变动成本，固定成本与存货数量的多少无关，如立体仓库折旧费、仓库保管人员的固定月工资等，这类成本属于决策的无关成本，变动成本与存货数量有关，如印刷材料资金的应计利息。
(1)采购成本。采购成本是由材料的买价和运杂费等构成的成本，即材料存货本身的价值，等于数量与单价的乘积。当一定时期进货总量既定的条件下，假设物价不变且无采购数量折扣，则无论企业采购次数如何变动，材料存货的采购成本是不变的，因而属于决策的无关成本。
(2)订货成本。订货成本是指企业为组织进货而开支的各种费用支出，如物资供应人员的办公费、差旅费、邮资、电话电报等支出。这些费用有一部分与订货次数无关，如常设采购机构的房租等基本开支，这类固定性进货费用属于决策的无关成本；另一部分与订货次数有关，如差旅、邮资、电话电报费等属于决策的相关成本，企业要降低订货成本，就需要减少订货次数，当一定时期进货总量既定的条件下，就意味着需增加存货每次的进货数量。
(3)储存成本。储存成本是指印刷企业为持有存货(如纸张)而发生的费用，主要包括：印刷材料占用资金所应计的利息、印刷材料保险费用、印刷用纸张等材料破损变质损失、仓储费用、仓库内部叉车搬运费、仓库保管人员费用等。储存成本也分为固定成本和变动成本，固定成本与存货数量的多少无关，如立体仓库折旧费、仓库保管人员的固定月工资等，这类成本属于决策的无关成本，变动成本与存货数量有关，如印刷材料资金的应计利息、印刷用纸等材料的破损和变质损失、印刷材料的保险费用等，属于决策的相关成本，与存货储存数额的增减成正比例变动关系。企业要降低储存成本，就要减少存货的进货数量。
(4)缺货成本。缺货成本指由于印刷材料(如纸张)耗尽或供应中断而不能满足生产经营正常需要所造成的损失，主要包括印刷材料供应中断造成的停工损失、为补充因纸张短欠的产量而加班加点的损失费、产成品库存缺货造成的延误发货的信誉损失、销售机会的损失、因交货延误而应付的罚金等。若企业不允许发生缺货情形，则缺货成本为零，决策时无需考虑；若企业允许缺货，则缺货成本便与存货数量反向相关，即属于决策相关成本，企业要降 低缺货成本，就要增加存货的数量。
通过上述对印刷材料存货成本分析可知，如增加印刷材料进货次数，减少印刷材料库存数量，则可降低存货的储存成本，但订货成本与缺货成本会提高；反之，订货成本与缺货成本降低，印刷材料储存成本会提高。可见，如何确定印刷材料最佳库存数量，使其四项总成本保持最低水平，降低印刷材料库存资金占用，是实现印刷材料库存管理目标的主要问题。
二、印刷材料存货数量的确定
1．印刷材料库存的基本经济批量
经济批量是指使一定时期印刷材料库存的总成本达到最低点的一次(每次)定货数量。为使问题由简单到复杂，有必要做一些假设，在此基础上建立经济批量的基本模型，这些假设条件是：
①订货时可立即一次到货；②存货价格稳定，且不存在数量折扣；③不允许缺货；④存货需要稳定，企业现金充足，存货市场供应充足。由于企业不允许缺货，故不存在缺货成本，此时与存货进货数量、进货次数直接相关的就只有订货成本和储存成本两项(均指其中变动的相关成本)。这样，订货成本与储存成本总和最低时的进货批量，就是经济批量。
2．印刷材料库存的实用经济批量
在现实生活中能够满足上述假设条件的十分罕见，印刷企业也不例外，因此为了使公式 更具有针对性、可操作性，特从以下两方面加以介绍：
①存在数量折扣条件下的经济批量。
在商业折扣(数量优惠)条件下，确定经济批量除考虑订货成本和储存成本外，还应考虑采购成本，因此此时存货采购成本已经与进货数量大小有了直接联系，属于决策的相关成本。
假设前例中，如一次订货量超过1000kg，可给予2％的批量价格优惠；超过1200kg，优惠3％；超过1500kg，优惠4％，那么企业应以多大批量进货?
A．按基本模式确定无数量折扣条件经济批量及总成本：
存货总成本：采购成本+订货成本+储存成本=1600×10+1600／800×800+800／2×4=19200(元)
B．考虑不同批量下进价成本因素，计算其存货总成本：
Ⅰ．进货批量在1000kg～1200kg之间，可享受2％的价格优惠。在此范围内，逐项计算可发现越接近价格优惠界限的经济批量，成本总额就越低，在可享受2％价格优惠的批量范围内，总成本最低的批量是1000kg。存货总成本=1600×10×(1-2％)+1600／1000×800+1000／2×4=18960(元)
Ⅱ．同理，进货批量在1200kg～1500kg之间，可享受3％的价格优惠，总成本最低的批量是1200kg。存货总成本=1600×10×(1-3％)+1600／1200×800+1200／2×4=18987(元)
Ⅲ．进货批量1500kg以上，享受4％价格优惠，存货总成本=1600×10×(1-4％)+1600／1500×800+1500／2×4=19213(元)
通过比较可发现，在各种价格条件下的批量范围内，存货总成本最低的进货批量为1000kg。因此供应商就材料提出若干数量折扣，应通过比较分析选择最优数量折扣方案，从而达到确定最佳经济批量的目的。
②因素不确定条件下的经济批量。
前面几种经济批量都是在确定条件下进行计算的，但是印刷企业在实际生产经营过程中却存在着许多不确定因素，主要有两种：
一，交货时间不确定；第二，消耗需求不确定。它们对经济批量的计算有不同的影响，印刷企业应根据不同情况，在不影响收益的前提下，建立印刷企业相应的物资保险储备量。
保险储备量的计算，通常采用年存货总成本期望值法，通过计算不同保险储备的年存货成本，即年缺货成本和年储存成本之和，从中选择年存货总成本最小的保险储备作为最佳保险储备量。
通过对印刷材料库存成本及经济批量确定方法的分析，印刷企业一般可以解决材料库存合理订购量的方法问题，进而达到加速材料存货周转，节约资金占用，降低成本费用，提高企业获利能力的目的。印刷企业如何考虑不确定因素的影响(如：印刷材料价格不稳定、企业资金暂时性短缺等)，把企业相应发生的有关库存成本控制在最低限度内，应根据企业具体情况分析确定。同时，运用MRPⅡ或ERP系统的企业，可以借助这些计算方法，迅速、合理确定系统中每项物料的安全库存量、批量订货天数、最小批量订数及批量订货倍数等参数，提高MRPⅡ或ERP系统的运用效果，真正做到节约、高效的材料库存管理。
