Adobe的可移动文件格式（PDF）为出版业解决了许多问题。特别是印前公司正在发挥这种标准数据格式的优越性并尽可能使用它。不象其它数字化文件格式，它不需要把文本文件、字体、图像文件或向量图分开。在生成PDF时Acrobat Distiller会把他们全都合并到这个文件中。由于与操作系统和媒体无关，可以把PDF做为一个“虚拟工作包”用，能把所有印前所需的内容加进去。做为一种面向目标的格式，PDF与分辨率无关。根据需要，它既可用于印版输出机或软片输出机等高端输出，也可使用数据压缩Down sampling用于互联网或CD-ROM等。
当初Adobe做为无纸办公室的数据格式开发PDF，不过人们很快就在印前环境中发现了它的用途。例如PDF数据压缩具有很大优越性。它把原本在一块版上几京字节的PostScript数据减少到几百兆字节。例如德国斯图加特的SuDwest-Rolle印刷公司生产样本，该公司把每张版1.8GB的数据减少到140MB。这不仅对存档重要，对于在网络上编辑和传递数据也很重要。
选择产品当然，就象每一种新技术一样，PDF有它自己的缺点。包括某些技术缺陷，（我们期待着）Adobe在以后的版本中会解决这些问题。尽管非技术问题通常更困难，很多用户已逐渐熟悉了文件处理和其它格式方面的特殊性。在开始接受PDF工作流程的阶段，将不可避免地产生各种生产中遇到问题。
由于PDF的潜能，印刷设备和软件开发商已经把它的优点引进他们的工作流程。爱克发最先以Apogee进入市场，而CreoScitex和海德堡都以PDF做为Prinergy的基础。这些工作流程的重要特点是所有生产步骤都从一个单一的相同用户界面开始转向下一步，而操作员没有过多的干涉。系统制造商采用集成工作流程解决这些问题。例如，一个完整的爱克发Apogee工作流程系统的组成：Apogee Creat（用来生成PDF的爱克发Normalizer），Apogee Pilot工作流程的中央控制盘），Apogee PDF-RIP（解释和输出文件），Apogee Prindrive（输出管理）及Apogee InkDrive（为自动化印刷机和装订产生CIP4数据的工具）。爱克发销售整个工作流程模块的价格为50,000美元，包括五个Normalizer许可证，但不包括硬件。Prinergy也是一种模块系统。它包括Normalizer（Adobe Distiller的OEM产品）高分辨率和低分辨率Render，Archive模块Trapping Engine和打样机驱动模块。Prinergy的其它构件还有色彩管理软件，PrintLink(产生CIP4数据的模块)以及用于工作流程系统的至少五个许可证。在后台有一个监视整个过程的中央数据库。基本系统不包括硬件，售价约56,000美元。对于用户这种系统的优点是明显的。它有一个单一的用户界面，所有组件采用单一系统设计，所有这些都由唯一的供应商不断改进。总体上避免了模块间的不兼容，在接受了销售商的培训后，用户就能获得质量一致的输出了。所有生产步骤-从生成PDF文件、预检、PDF文件的编辑和修改、色彩调节、到叠印控制和分色都在集成系统内控制；将操作员的错误降低到最少。提供这些安全功能使制造商得到很多收入。有很多许可证费（包括升级费、额外硬件费及服务合同等）。这使得使用高端工作流程成了花费过程。也许更糟，这些“隐藏”的费用使估计一套像!Prinergy或Apogee系统的预算成了很难的事。
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